Обязанности администратора гостиницы на ресепшене: Как освоить профессию администратора гостиницы

Содержание

Администратор гостиницы | Библиотека HR

Должностная инструкция администратора гостиницыzip

Вы можете скачать должностную инструкцию администратора гостиницы бесплатно. Должностные обязанности администратора гостиницы

Утверждаю

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

АДМИНИСТРАТОРА ГОСТИНИЦЫ

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00. 00.201_г. №00

I. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности администратора гостиницы _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2. Администратор гостиницы относится к категории специалистов.

1.3.Лицо, назначаемое на должность администратора гостиницы должно иметь среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности в системе гостиничного обслуживания не менее 2 лет.

1.4. Назначение на должность администратора гостиницы и освобождение от нее осуществляется на основании приказа директора гостиницы.

1.5. Подчиняется администратор гостиницы непосредственно __________________.

1.6. Если администратор гостиницы отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.

1.7. Администратор гостиницы должен знать:

— правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации;

— правила и методы организации процесса обслуживания клиентов;

— порядок содержания жилых и других помещений гостиницы;

— основы экономики, организации труда и управления;

— структуру управления гостиницей, права и обязанности работников гостиницы;

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов по вопросам гостиничного обслуживания;

— законодательство о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— приемы и методы оказания доврачебной медицинской помощи;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— основы эстетики, этики, психологии и культуру обслуживания посетителей;

II. Должностные обязанности

Администратор гостиницы исполняет следующие обязанности:

2. 1. Предоставление устных справок, касающихся услуг гостиницы, расположения городских достопримечательностей, зрелищных, спортивных сооружений и т.д.

2.2. Прием и оформление необходимых документов.

2.3. Обеспечение работы по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

2.4. Контроль за:

— своевременной подготовкой номеров к приему прибывающих в гостиницу;

— соблюдением чистоты в гостинице;

— регулярной сменой белья в номерах;

— сохранностью имущества и оборудования;

-соблюдением работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены;

— исполнением работниками указаний руководства гостиницы.

2.5. Информирование руководство гостиницы об имеющихся недостатках в обслуживании клиентов, принятие меры к их ликвидации.

2.6.Рассмотрение претензий, связанных с неудовлетворительным обслуживанием клиентов и проведение соответствующих организационно-технические мероприятия.

2.7.Информирование проживающих в гостинице о предоставляемых дополнительных платных услугах, принятие заказов на их выполнение и контроль за их исполнением.

2.8. Прием мер к разрешению конфликтов, возникающих при обслуживании проживающих.

III. Права

Администратор гостиницы имеет право:

3.1. Обращаться к руководству предприятия:

— с требованиями оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;

— с предложениями по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией;

— c сообщениями о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности гостиницы (его структурных подразделений) и вносить предложения по их устранению.

3.2. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения директора гостиницы).

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства гостиницы, касающимися его деятельности.

3.4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от специалистов и исполнителей информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Администратор гостиницы несет ответственность:

4.1. В случае причинения материального ущерба в пределах, которые определены гражданским и трудовым законодательством РФ.

4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушений в пределах, которые определены уголовным, административным и гражданским законодательством РФ.

4.3. В случае ненадлежащего исполнения или неисполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в пределах, определённых трудовым законодательством РФ.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00. 00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.20__г.

Что должен знать и уметь Администратор в гостинице

Администратор предоставляет по предъявлению паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, номера и места прибывшим в отель. Осуществляет расчет за проживание и услуги в случае отсутствия кассира. Наблюдение за своевременностью оплаты за проживание в гостинице и за услуги, не допуская задолженности. Обеспечивает правильное использование номеров и мест, следит за своевременной их подготовкой для заселения и согласовывает срок проживания.

Ведет учет лиц, проживающих в гостинице, осуществляет контроль за освобождением номеров и мест. Составляет сведения о загруженности отеля за текущие сутки, оформляет перевод лиц, проживающих в гостинице, с одного номера на другой по их просьбе. Обеспечивает выполнение правил пользования и внутреннего распорядка в гостинице. Принимает меры по решению конфликтов, которые возникают между лицами, которые проживают в гостинице, и обслуживающим персоналом. Принимает заявки на бронирование мест.

Передает адресатам корреспонденцию, которая поступает в отель. Учет вещей, забытых лицами, которые проживали в гостинице, и посетителями, принимает меры по их сохранению и возвращения. Составляет акты о повреждены или уничтожены лицами, которые проживают в гостинице, материальные ценности отеля, взимает с виновных за ущерб в порядке, установленном действующим законодательством. Наблюдение за соблюдением чистоты в гостинице, своевременностью и качеством уборки номеров, исправностью электросети, лифтов, водопровода и другого оборудования гостиницы.

В случае отсутствия справочного бюро сообщает номера телефонов других отелей, скорой медицинской помощи, отделение милиции и других учреждений. Руководит работой персонала, который занимается приемом, размещением и обслуживанием лиц, проживающих в гостинице, осуществляет контроль за выполнением подчиненными их должностных инструкций.

Должен знать: правила пользования и внутреннего распорядка в отеле прейскурант цен на номера и места, правила приема и обслуживания граждан, перечень услуг, предоставляемых в отеле правила этикета, порядок оформления и расчетов с лицами, проживающими в гостинице; эксплуатационную документацию; размещение и часы работы объектов бытового обслуживания; номера телефонов других отелей, торговых учреждений, скорой медицинской помощи, отделение милиции, пожарной охраны, аварийных служб, правила охраны труда и пожарной безопасности.

Квалификационные требования. Высшее профессиональное (техническое) образование без предъявления требований к стажу работы или полное общее среднее образование, индивидуальная подготовка и стаж работы в гостиничном хозяйстве — не менее 2 лет.

Для гостиниц, обслуживающих иностранных граждан, — владение одним из иностранных языков в объеме специальных курсов.

Обязанности работников гостиницы, обязанности администратора и менеджера, горничные в гостинице

Штат, структура организации и управления гостиницы зависят от множества факторов. Главным из них, естественно, является размер отеля и количество обслуживаемых им посетителей. Однако особенности гостиничного бизнеса подразумевают наличие ряда должностей и персонала, обязательных для любого отеля. К их числу, как правило, относятся директор или менеджер гостиницы, администратор и горничная.

С каждым из них в соответствии с требованиями законодательства заключается договор, предназначенный для определения прав и обязанностей работника и нанимателя, а также условий труда и его оплаты. Также должны быть учтены все производственные особенности конкретного места работы и мероприятия по охране труда.

Кроме заключенного договора любой сотрудник в своей деятельности должен руководствоваться разработанными в гостинице правилами и нормами внутреннего распорядка, а также собственной должностной инструкцией. Эти документы составляются исходя из действующего законодательства и основной цели гостиничного бизнеса – обслуживания клиентов с высоким качеством при обеспечении должного уровня их безопасности.

Для того чтобы более точно представлять структуру организации гостиничного бизнеса, необходимо рассмотреть должностные обязанности основных сотрудников.

Обязанности администратора гостиницы

Как уже было сказано выше, обязанности администратора гостиницы должны быть четко прописаны в соответствующей должностной инструкции. Первые впечатления клиента об отеле создаются именно администратором, поэтому его работа крайне важна. Она заключается, как правило, в координации работы персонала различных гостиничных служб. Администратор является, по сути, руководителем низшего или среднего звена структуры управления, что наделяет его правом давать указания сотрудникам отеля с целью увеличения эффективности их работы по обслуживанию посетителей.

Еще одним важнейшим участком работы является общение с клиентами, которое начинается прямо при заселении. Именно администратор знакомит прибывших с основными правилами проживания и внутреннего распорядка, действующего в гостинице. Также он занимается расселением гостей, выдачей и получением ключей от гостиничных номеров, осуществляет прием и доставку до адресата корреспонденции, заполнением необходимой документации и проведением расчетов с клиентами.

Не менее важным направлением деятельности является общение с потенциальными клиентами по телефону, бронирование номеров и оказание консультационных услуг. Основные правила, соблюдение которых необходимо при этом, приведены на видео:

Обязанности менеджера гостиницы

Менеджер отеля является руководителем высшего звена структуры управления, что делает его работу крайне важной для нормальной и эффективной деятельности всей гостиницы. В крупных отелях нередко работают сразу несколько менеджеров, помимо управляющего, отвечающих в соответствии со своими должностными инструкциями, за отдельные участки работы.

Для получения должности менеджера отеля необходимо высшее профессиональное образование, знание всех требований действующего законодательства, регулирующего сферу гостиничного бизнеса, а также основных правил его ведения, включая организационные и финансовые вопросы.

Менеджер гостиницы осуществляет руководство всей деятельностью организации, финансово-экономической и хозяйственной. Важнейшим участком работы менеджера гостиницы является управление персоналом, которое должно быть направлено, в первую очередь, на повышение качества обслуживания посетителей отеля. Именно менеджер заключает договора с сотрудниками и контролирует соблюдение ими правил внутреннего распорядка и требований должностных инструкций.

От эффективности работы управляющего во многом зависит успешность деятельности всей гостиницы.

Обязанности горничной в гостинице

Уровень и качество обслуживания клиентов зависит не только от руководителей разного уровня, но и, главным образом, от работы сотрудников, ежедневно общающихся с посетителями или оказывающих им различные услуги – работников кухни, горничных и т. д.

Горничная является, как правило, единственным работником, регулярно посещающим гостиничные номера постояльцев. Это делает ее работу крайне важной для создания позитивного образа организации в глазах гостя.

В обязанности горничной в соответствии с должностной инструкции обычно входит:

ежедневная уборка гостиничных номеров;
замена белья и санитарно-гигиенических принадлежностей в соответствии с нормами и правилами внутреннего распорядка, утвержденными в отеле;
комплектование мини баров, расположенных в номерах;
уборка коридоров и мест общего пользования на пути до лифта или лестницы;
проверка целостности имущества и комплектности оснащения номеров;
выполнение поручений и распоряжений администратора и менеджера гостиницы.

Несмотря на кажущуюся простоту должностных обязанностей горничной, их качественное выполнение оказывает значительное влияние на уровень обслуживания клиентов в масштабах всего отеля и, как следствие, на впечатления гостя.

где учиться, зарплата, плюсы и минусы

Администратор гостиницы – это не просто ответственный за размещение гостей. От его профессионализма зависит, захочет ли гость остановиться в отеле вновь. Кстати, в 2021 году центр профориентации ПрофГид разработал точный тест на профориентацию. Он сам расскажет вам, какие профессии вам подходят, даст заключение о вашем типе личности и интеллекте.

Особенности профессии

Администратора гостиницы также называют французским словом «портье» (фр. portier porte дверь), потому что администратор – это сотрудник, который встречает постояльца, как только тот переступает порог отеля.

Однако обязанности администратора гораздо шире, чем просто встреча и размещение гостей. Поэтому некоторые специалисты протестуют против термина «портье» по отношению к своей профессии.

Администратор регистрирует и расселяет гостей, заботится о доставке багажа в номер, объясняет постояльцам правила отеля, информирует о дополнительных услугах, выдаёт ключи и забирает их на хранение, когда гости на время покидают гостиницу. Если на имя постояльца приходит корреспонденция, администратор вручает её адресату.

Правда, многие обязанности администратора постояльцам не видны. Например, он ведёт учёт занятых и освободившихся номеров, бронирует номера, следит за тем, чтобы они были готовы к приёму гостей. Уборка номеров, смена белья и т.п. – это обязанность горничной. Но администратор контролирует, чтобы всё было сделано вовремя. Если где-то перегорела лампочка или в баре номера кончилась минералка, он направляет соответствующего сотрудника, чтобы тот всё исправил. Иными словами, администратор координирует работу гостиничных служб, чтобы гостям было уютно и комфортно.

В то же время администратор следит, чтобы гость не забыл оплатить номер. Он разрешает конфликтные ситуации, если гостю что-то не нравится в обслуживании. Но если сам гость норовит затеять драку или искупаться в бассейне прямо в кроссовках, администратору приходится призвать его к порядку – вежливо, но строго. А когда не получается, на помощь приходит охрана гостиницы.

Работа сменная и очень хлопотная, много времени администратор проводит на ногах. При этом он в любую минуту должен оставаться бодрым и доброжелательным. Его обязанности – это, с одной стороны, решение хозяйственных и организационных вопросов, а с другой – много-много общения. Несомненный плюс профессии в том, что она востребована в разных странах. И в первую очередь там, где есть курорты.

Рабочее место

Гостиничные администраторы (портье) работают в отелях и гостиницах.

Оплата труда

Важные качества

Профессия администратор гостиницы или портье предполагает внимательность, аккуратность, физическую выносливость, вежливость, тактичность, доброжелательность, общительность, презентабельную внешность.

Знания и навыки

Администратор должен обладать знаниями в области гостиничного дела, уметь вести документацию, знать правила пожарной безопасности и т.д.

Работая в отеле, где часто останавливаются иностранцы, он должен уметь объясняться на иностранном языке. Иногда требуется не менее двух языков.

Обучение на администратора гостиницы

Все, что надо знать о работе администратора отеля

Все, что надо знать о работе администратора отеля

Администратор отеля — первый, с кем встречается гость в отеле. Поэтому на нем лежит ответственность за создание первого впечатления о заведении. Обязанности администратора отеля достаточно объемные и разноплановые: это своего рода «универсальный солдат», готовый практически к любым ситуациям. В сегодняшнем материале поговорим о том, как правильно организовать работу администратора ресепшен, дабы он успешно справлялся со своими обязанностями

Татьяна Беседина

В структуре СПиР принято выделять:

• Front Desk (стойка приема и размещения, стойка администратора, Reception) и

• Front Office (отдел бронирования, службы доставки багажа, отдел коммутации).

На стойке приема и размещения работают администраторы приема и размещения, ночные аудиторы, портье или консьерж (для последних имеется отдельная стойка).

«Стойка приема и размещения делится на три секции: 1) секция регистрации; 2) секция кассовых операций; 3) секция информации и почты. Ранее отдельно выделялась должность кассира. Сейчас это зависит непосредственно от самой гостиницы — в некоторых днем все еще работают администратор и кассир, ночью — ночной аудитор (объединяет функции администратора и кассира), — рассказывает Анна Соколова, управляющая гостинично-ресторанным комплексом «Заграва» (Днепропетровск). — Следует отметить, что во многих отелях должности и обязанности тесно переплетаются и даже взаимозаменяются. Консьержа вполне может заменить travel clerk, который не только отвечает за экскурсии, которые предлагает отель, но и бронирует билеты в театр, и занимается организацией трансфера».

В крупных отелях категории 4–5* с номерным фондом от 100 номеров можно увидеть администратора-портье, кассира, консьержа, службу бронирования, швейцаров и носильщиков. В отелях высшей категории предусмотрена отдельная должность менеджера по связям с гостями, который, как правило, обслуживает VIP-посетителей. В небольших отелях зачастую функции отдела бронирования, консьержа, кассира выполняют администраторы рецепции. Менеджер отеля контролирует работу администраторов, помимо своих основных обязанностей, и совмещает обязанности групп-менеджера.

Комплектация СПиР зависит от целесообразности, объективности и специфики отеля, уверены эксперты. «Так, во времена СССР существовали нормативы численности работников. На данный момент нормативов, утвержденных на государственном уровне, нет, да и с учетом рыночной экономики они абсолютно нецелесообразны. Нужно для себя определить — в зависимости от количества номеров и загрузки то количество администраторов, которое необходимо, — считает Юлия Косенко, директор по развитию гостинично-ресторанного комплекса «Лигена». — В нашем отеле 73 номера, на смене 1 администратор, с учетом специфики отеля возле аэропорта загрузка нестабильна. В дневное время работает старший администратор, который в любой момент может подключиться к поселению при групповом заезде, в вечернее время мы подобрали время пересменки так, чтобы на основной заезд гостей (у нас это вечер) могли быть привлечены 2 администратора».

«Ген гостеприимства» — обязателен

Считается, что должность администратора не требует специального образования. «Из личного опыта я сделала вывод, что многие сотрудники, не имея никакого отношения к туристической сфере в прошлом, смогли добиться успеха, благодаря лишь своим личностным качествам: ответственность, трудолюбие, коммуникабельность, находчивость, желание работать и достигать цели», — отмечает Анастасия Фетисова, начальник службы бронирования, приема и размещения конгресс-отеля «Пуща» (Киев). На должности администратора могут работать как женщины, так и мужчины. По словам отельеров, в последнее время наблюдается тенденция по подбору именно мужского персонала. «В нашем случае идеальная смена — это 2 администратора (мужчина и женщина). В таком варианте гость может выбрать, с каким администратором ему комфортней общаться, — рассказывает Анастасия Фетисова.— Администратор, по моему мнению, это все-таки профессия молодых людей. Приемлемый возраст — 20–35 лет».

Касательно профессиональных навыков, для администратора необходимо иметь хорошие компьютерные навыки (работа с базовыми программами Word, Excel), знание английского языка на среднем/высоком уровне. «Всему остальному персонал можно обучить с помощью тренингов, так как часто в отели персонал приходит либо без багажа знаний, либо с таким, который стоит откорректировать, — считает Анна Трофименко. — Знание бухгалтерии для сотрудника не столь важно, тем не менее это однозначно будет преимуществом. Впрочем, так же, как и опыт работы в международной гостинице».

Читать полностью…

Администратор гостиницы — плюсы и минусы профессии

Наверное, каждый человек хоть единожды в своей жизни останавливался в гостиницах. И первый человек, который встречается на пути постояльца – это администратор гостиницы. В его обязанности в первую очередь входит размещение постояльцев, а также предоставление всех услуг в области сервиса. Именно от профессионализма администратора напрямую зависит тот факт, насколько клиент будет доволен услугами гостиницы и будет ли пользоваться ими в будущем.

В современном мире администратор гостиницы имеет намного больше обязанностей, в отличие от портье, и не просто встречает посетителей, а еще выполняет другие важные задачи. Первоначально администратор встречает потенциальных клиентов, регистрирует их, а потом расселяет по номерам. Также в его обязанности входит организация доставки багажа постояльцам в номер. Объяснение правил пребывания в гостинице, о наличии дополнительных услуг, выдача и хранение ключей от номеров, доставка корреспонденции постояльцам – все это малый список обязанностей администратора.

Помимо этого администратор должен вести учет свободных и занятых номеров в отеле, а также заниматься бронированием номеров. Контроль за уборкой и сменой белья в заселенных номерах тоже возложен на администратора. Кстати организовывать слаженную работу персонала – это первоочередная задача администратора, который обладает профессиональными качествами и умеет подобрать слаженную команду, понимающую его с полуслова. Контроль над финансовой частью оказываемых в отеле услуг тоже лежит на администраторе.

В то же время, помимо координирования работы обслуживающего персонала администратор внимательно отслеживает своевременную оплату услуг отеля и при необходимости решает возникающие вопросы постояльцев. Все конфликтные ситуации, возникающие как по вине персонала, так и по вине посетителей администратор должен решать мирно и на высоком уровне.

Для того чтобы работать администратором гостиницы необходимо обладать определенными качествами:

– внимательность и сосредоточенность;
– аккуратность;
– презентабельный внешний вид;
– коммуникабельность;
– ответственность за принятые решения;
– доброжелательность;
– спокойствие и уравновешенность;
– умение находить общий язык с постояльцем;
– организаторские способности;
– умение сплотить команду подчиненных;
– тактичность.

Исторически данная профессия называется – портье, а данное слово произошло от французского слова “portier porte”, означающее в переводе – “дверь”. Так что портье – это первый человек, который встречает клиента, входящего в гостиницу.

Помимо профессиональных качеств администратор должен обладать еще и определенными знаниями, на которых базируется правильность работы всей системы отеля. Что должен знать администратор гостиницы:

– правила внутреннего распорядка;
– правила, на основании которых предоставляются гостиничные услуги;
– правила организации процессов обслуживания посетителей;
– правильность содержания различных помещений в отеле;
– основы психологии;
– основы эстетики и этического поведения;
– основы управления;
– экономические основы
– основы организации труда;
– структуру управления отелем;
– законы о труде;
– права подчиненных и их обязанности;
– основы техники безопасности;
– основы пожарной безопасности;
– санитарные правила;
– нормы охраны труда.

Так же предлагаем ознакомиться с профессиями агента по закупкам, психолога и косметолога.

Практически все время на работе администратор вынужден проводить на ногах – это совсем не сидячая работа, как многим кажется. Это довольно тяжелый труд, который забирает не только массу сил, но еще и нервов. Наверное, поэтому не многие выдерживают настолько напряженный ритм работы.

Конечно же, в этой профессии существуют негативные стороны, но чаще всего позитивные моменты сглаживают все недостатки данной профессии.

К недостаткам профессии администратора можно отнести такие факторы, как:

– возникновение конфликтных ситуаций с постояльцами;
– большая загруженность во время, когда есть большой поток посетителей;
– работа по сменному графику;
– почти все время работа на ногах;
– необходимость постоянного контроля за работой персонала.

В то же время должность администратора имеет и несомненные позитивные стороны работы:

– какая зарплата у администратора гостиницы? Оплата труда на высоком уровне;
– профессия, которая реально востребована на рынке труда;
– коммуникабельность в данной сфере развивается очень быстро;
– новые знакомства;
– расширение кругозора.

Кстати, оплата труда администратора отеля зависит не только от профессиональных навыков и умения находить компромиссные решения, выгодные для обеих сторон конфликтных ситуаций, а еще от многих факторов. И в первую очередь влияет на размер оплаты труда рейтинг гостиницы. Чем выше комфортабельность и звездность отеля, тем выше будет и размер заработной платы у администратора.

Внешний вид администратора гостиницы. Так как администратор является лицом любого отеля, то и выглядеть он должен соответственно. Презентабельный внешний вид, ухоженные руки и волосы, идеально выглаженная одежда, доброжелательный взгляд, четкая дикция и улыбка на лице сразу же подействуют успокаивающе на клиента. Такой подход поможет не только создать хорошее впечатление о гостинице, но и сделает нынешнего клиента в будущем частым постояльцем. Еще одним из требований в современном мире является знание хотя бы английского языка на разговорном уровне. А если администратор будет владеть несколькими языками, то, скорее всего, зарплата у него соответственно будет выше.

Узнать о профессии больше можно на видео:

Должностная инструкция ресепшиониста

Reception в переводе с английского означает прием, получение. Отсюда и наименование должности.

Ресепшионист подчиняется офис-менеджеру или лицу, выполняющему функции по управлению офисом. Ресепшионист отвечает на телефонные звонки и переадресовывает запросы надлежащим лицам или отделам, которые в состоянии разрешить проблемы обращающихся. Это же относится и к посетителям — он направляет их в подразделения или к специалистам предприятия, которые разрешают вопросы посетителей, разъясняют посетителям, каким образом можно получить информацию по интересующим их вопросам. То есть одна из основных функций этого работника — выполнение разработанной на предприятии системы маршрутизации обращений к предприятию.

Кроме того, ресепшионист является важным элементом системы безопасности — в его функции входит оценка необходимости присутствия того или иного лица в помещении предприятия. На ресепшиониста может быть также возложена функция регистрации посещений как работников предприятия, так и посторонних лиц и сообщение этих данных офис-менеджеру.

Работа ресепшиониста все более и более автоматизируется — зачастую его рабочее место оборудовано компьютером, мультимедийной телефонной системой и т.д. В этом случае, конечно же, от работника требуется знание компьютера и иного офисного оборудования. Применение средств автоматизации увеличивает производительность труда ресепшиониста, но не изменяет основное содержание выполняемой работы — общение с клиентами и посетителями.

Очень часто путают должность ресепшиониста и секретаря-ресепшиониста, полагая, что это одно и тоже. Надо сказать, что это все же несколько разные должности, так как само понятие «секретарь» в классическом понимании предполагает более широкие функции и полномочия. Когда ресепшионист свободен от выполнения своих основных обязанностей, он может исполнять некоторые секретарское обязанности: сортировать почту, передавать и принимать факсы, вести календарь посещений и некоторые другие функции, если это предусмотрено его должностной инструкцией. Но в любом случае не стоит смешивать эти должности.

Ежедневные обязанности ресепшиониста могут модифицироваться в зависимости от специфики работы организации. Например, в медицинских учреждениях они могут получить персональную информацию от пациента и проводить его в комнату ожидания или в соответствующий кабинет (предварительно оставив вместо себя заменяющее лицо для ответов на телефонные звонки). В салонах красоты, где, как правило, существует предварительная запись клиентов, они предлагают последним выбрать необходимого стилиста и время возможного посещения и заносят данные в график работы соответствующего специалиста. На крупных предприятиях ресепшионисты проверяют у посетителей удостоверение личности, принимают визитные карточки и изучают информацию, представленную в них, договариваются с соответствующей службой об эскорте визитера в надлежащее место.

Основная, наиболее распространенная специфика работы ресепшиониста отражена в нижеприводимой должностной инструкции.

В настоящее время можно с уверенностью сказать, что должность ресепшиониста имеет устойчивый, постоянный спрос со стороны работодателей. Обычно на этот спрос практически не оказывают влияние спады в экономике, что подтвердил августовский кризис. При успешном выполнении своих обязанностей у ресепшиониста есть шанс продолжить карьерный рост в организации и получить повышение, например, до администратора офиса, офис-менеджера.

ИНСТРУКЦИЯ РЕСЕПШИОНИСТА

I. Общие положения

1. Ресепшионист относится к категории технических исполнителей.

2. На должность ресепшиониста назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, опыт офисной работы не менее

	.
(1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)

3. Ресепшионист должен знать:

3. 1. Структуру управления предприятием.

3.2. Расположение структурных подразделений и отдельных специалистов предприятия.

3.3. Основы делового этикета и протокола.

3.4. Техническое оснащение офиса.

3.5. Маршрутизацию, принятую на предприятии.

3.6. Инструкции службы безопасности по доступу посетителей на объекты предприятия.

3.7. Иностранный язык.

3.8. Стандарты делопроизводства.

3.9. Техническое оснащение офиса.

3.10. Основные правила пользования оргтехникой.

3.11. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.12. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Назначение на должность ресепшиониста и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.

5. Ресепшионист подчиняется непосредственно ___________________________________.

6. На время отсутствия ресепшиониста (отпуск, болезнь, пр. ) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Ресепшионист:

1. Принимает телефонные звонки и посетителей в приемной офиса (предприятия).

2. Выясняет потребности звонящих и посетителей.

3. Перенаправляет запросы надлежащим работникам предприятия.

4. Регистрирует время, цель обращения, а также данные о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель, название отдела, номер кабинета и т.д.).

5. Дает ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции.

6. Объясняет посетителям маршрут движения внутри предприятия.

7. Организует эскорт посетителя в требуемое подразделение или к ответственному работнику предприятия.

8. Сообщает соответствующим подразделениям и работникам о предстоящем визите, о его переносе или отмене.

10. Выполняет смежные функции.

III. Права

Ресепшионист имеет право:

1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

2. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Ресепшионист несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Шаблон описания должности агента стойки регистрации отеля

Обязанности агента стойки регистрации отеля:

Выполнение всех задач по заселению и выезду
Управление онлайн-бронированием и бронированием по телефону
Информирование клиентов о способах оплаты и проверка данных их кредитных карт

Краткое описание вакансии

Мы ищем агента на стойке регистрации отеля, который будет первым контактным лицом для наших гостей и управлять всеми аспектами их проживания.

В обязанности агента стойки регистрации отеля

входит регистрация гостей, управление бронированием и предоставление информации о номерах, ценах и удобствах. Если у вас есть навыки обслуживания клиентов и опыт работы в гостиничном бизнесе, мы будем рады познакомиться с вами.

В конечном итоге, вы поможете нашим гостям создать приятный и запоминающийся отдых.

Обязанности

Выполнение всех задач по регистрации и выезду
Управление онлайн-бронированием и бронированием по телефону
Информируйте клиентов о способах оплаты и проверяйте данные их кредитных карт
Зарегистрируйте гостей, собрав необходимую информацию (например, контактные данные и точные даты их пребывания)
Встреча гостей по прибытии и распределение номеров
Предоставьте информацию о нашем отеле, доступных номерах, ценах и удобствах
Своевременно и профессионально отвечать на жалобы клиентов
Свяжитесь с нашим обслуживающим персоналом, чтобы убедиться, что все номера чистые, аккуратные и полностью меблированы в соответствии с потребностями гостей.
Подтвердите групповое бронирование и организуйте индивидуальные услуги для VIP-клиентов и участников мероприятий, например гостей свадьбы
Дополнительные возможности и услуги, при необходимости
Вести актуальный учет бронирований и платежей

Требования

Опыт работы в качестве агента на стойке регистрации отеля, регистратора или аналогичная роль
Опыт работы с программным обеспечением для бронирования отелей, таким как Cloudbeds и RoomKeyPMS
Понимание того, как работают веб-сайты планирования путешествий, такие как Booking и TripAdvisor
Отношение к работе с клиентами
Отличные коммуникативные и организаторские способности
Диплом гостиничного менеджмента плюс

Planit: Должностные данные: гостиничный ресепшн

Администратор отеля принимает заказы, регистрирует гостей в отеле и выезжает из него, распределяет номера и ключи и является основным контактным лицом между гостями и персоналом.

Работа

Вы могли бы быть:

прием заказов и отмен, обычно по телефону, электронной почте или лично, и запись информации на компьютер
Регистрация гостей, распределение комнат и передача ключей
отвечает на вопросы об услугах отеля и о местном транспорте, достопримечательностях и развлечениях
для обработки особых запросов, таких как обслуживание номеров, заказ такси или звонок для пробуждения
передача сообщений гостям и прием почты для отправки
передача любых проблем гостей соответствующему сотруднику
отвечая на телефонные звонки, управляя коммутатором и общаясь с электронной и почтой
проверяет гостей, суммирует их счета и принимает платежи с их кредитной, дебетовой карты или наличными.

Платить

Рисунки ниже являются приблизительными. Фактические ставки оплаты могут отличаться в зависимости от:

там, где вы работаете
Размер компании или организации, в которой вы работаете
востребованность работы.

Начальная заработная плата часто основывается на национальной минимальной заработной плате (NMW) или национальном прожиточном минимуме (NLW). Начальная зарплата часто основана на национальной минимальной заработной плате (НМЗ).

С 1 апреля 2020 года минимальная национальная заработная плата составляет 4 фунта стерлингов.55 фунтов стерлингов в час для рабочих в возрасте от 16 до 17 лет, 6,45 фунтов стерлингов в час для рабочих в возрасте от 18 до 20 лет и 8,20 фунтов стерлингов в час для рабочих в возрасте от 21 до 24 лет. Национальный прожиточный минимум составляет 8,72 фунтов стерлингов для работников в возрасте от 25 лет и старше.

В настоящее время ставка ученика для лиц в возрасте до 19 лет или в возрасте 19 лет и старше и в первый год их ученичества составляет 4,15 фунта стерлингов в час (1 апреля 2020 года).

Заработная плата квалифицированных администраторов гостиниц варьируется от 13 000 до 20 000 фунтов стерлингов в год и более. Льготы могут включать бесплатную форму, бесплатное питание в смену и скидки на проживание в отеле.

Условия

Вы работаете посменно, включая раннее утро, ночь и выходные.
Работа может быть сезонной.
Частичная занятость — обычное дело.
Вы стоите или сидите у стойки регистрации в холле.
Вы можете носить униформу, предоставленную отелем.
Некоторые отели находятся в отдаленных районах, таких как Хайлендс и Острова.

Статус занятости персонала

Данные LMI на базе LMI для всех

Попадание

В этой карьере нет единственного пути.

Вам не нужна формальная квалификация, но хорошее общее образование полезно.
Некоторые работодатели могут ожидать, что у вас будут некоторые предметы на уровне 4 или 5 национального уровня, включая английский язык и математику.
Было бы полезно пройти полный курс обучения в колледже, например, NQ или NC в области администрирования и информационных технологий, бизнеса или гостеприимства.
Полезно иметь хорошие ИТ-навыки.
Вы можете пройти курс современного обучения в сфере гостеприимства на уровне 5 SCQF.
Для некоторых работ вам понадобится опыт использования коммутатора и бронирования через компьютер.
Вам могут понадобиться знания компьютеризированных систем бронирования.
Знание иностранных языков полезно.
Вы должны быть старше 18 лет, если работа включает обслуживание в баре.

Туризм и общественное питание — направления роста. Есть отели в каждом шотландском городе, а также в сельской местности. В центрах по трудоустройству обычно есть хороший выбор вакансий.

Уровни образования персонала (Великобритания)

Данные LMI предоставлены EMSI UK

Перспективы работы в Шотландии

Доля рабочей силы, зарегистрированной как безработная (Шотландия)

Данные LMI предоставлены EMSI UK

Перспективы работы в Шотландии

Шотландия

2021 г.

24606

2.1%

ПОДЪЕМ

2026 г.

25126

Данные LMI предоставлены EMSI UK

Что для этого нужно?

Вам необходимо:

Элегантный внешний вид
дружелюбный, услужливый
восторженный, гибкий подход
отличные коммуникативные навыки и хорошие телефонные разговоры
способность сохранять спокойствие под давлением
уверенность в принятии решений
возможность многозадачности
хорошие навыки работы с компьютером.

Обучение

Обучение продолжается.
Если вы работаете в качестве современного ученика, вы должны пройти SVQ Hospitality Services (приемная перед домом) на уровне SCQF 5.

Как добраться

Более крупные отели предлагают больше возможностей для продвижения. Вы можете перейти на такие должности, как руководитель смены, начальник и главный администратор.
Вы также можете перейти в другие области работы отеля, такие как продажи, человеческие ресурсы или мероприятия и банкетные услуги.
Имея дополнительную квалификацию или опыт, вы можете перейти к руководству.

Видео

Контакты

Следующие организации могут предоставить дополнительную информацию.

Люди, 1-е место — Гильдия гостеприимства
Тел .: 0203 074 1222
Электронное письмо: eqa @ people1st.co.uk
Интернет сайт: http://www.hospitalityguild.co.uk
Сайт (2): http://www.people1st.co.uk/
Twitter: @ p1stgroup

People 1st — Совет по отраслевым навыкам в сфере гостеприимства, пассажирских перевозок, путешествий и туризма.UKSP теперь является частью Гильдии гостеприимства, которая предоставляет информацию о карьере в индустрии гостеприимства и туризма. На веб-сайте есть онлайн-тест «личности», призванный помочь вам определить подходящую карьеру в вышеуказанных отраслях.

Была ли эта статья полезной?
Пожалуйста, помогите нам улучшить Planit, оценив эту статью.

Шаблон описания работы приемной | Работоспособный