Основные функции менеджмента и их взаимосвязь: планирование, организация, контроль, координация, мотивация

Сущность и взаимосвязь функций менеджмента

12.03.2013

Когда мы говорим о том, что организация (предприятие) функционирует, то имеем в виду, что в ее рамках люди осуществляют определенные действия.

Большинство людей планирует свою деятельность надень (месяц, год и т.д.), затем организует ресурсы, которые потребуются для выполнения их плана. По мере движения вперед мы сравниваем то, что сделали, с целями и задачами, которые поставили ранее. Такая повседневная работа затрагивает целый ряд управленческих функций. Т.е. управление необходимо рассматривать как циклический процесс, состоящий из конкретных видов управленческих работ, называемых функциями управления.

Функции менеджмента — это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работы и контроль деятельности.

Как видно, одним из основных компонентов, составляющих содержание управления, являются функции.

Т.е. для выполнения той или иной относительно простой работы необходимо заранее определить, что нужно в итоге получить, как организовать дело, мотивировать и проконтролировать его выполнение. Это и есть функции управления. Хотя со временем техника управления и совершенствовалась, основополагающие управленческие функции остались сравнительно неизменными.

Функции управления имеют специфический характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно, быть как несвязанными между собой, так и неразрывно связанными, более того, они как бы взаимопроникают друг в друга. Например, информация, собранная посредством выполнения функции контроля, «говорит» менеджерам, как выполняются их планы (функция планирования). В то же время контроль должен быть надлежащим образом мотивирован и организован (функция мотивирования и организации). Иными словами, в системе управления все управленческие функции объединены в единый целостный процесс.

Если менеджер желает обеспечить «безоблачное» будущее своей организации, он постоянно должен осуществлять все управленческие функции И начинать нужно с планирования. Если работа спланирована, то она должна быть и организована, а работники подготовлены для ее выполнения Качество труда в большой степени зависит от побуждающих мотивов, предложенных менеджером. Наконец, чтобы определить точность выполнения планов, нужно проконтролировать процесс труда. Как видно, все четыре функции взаимосвязаны и взаимообусловлены.

Таким образом, функции управления можно представить как виды управленческого труда, связанные с воздействием на управляемый объект. Ведь управление — это искусство создавать вещи посредством людей. Принято считать, что в процессе управления выполняются следующие основные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

Каждая из четырех функций менеджмента является для организации жизненно важной. Вместе с тем планирование как функция управления обеспечивает основу для других функций и считается главнейшей из них, функции же организации, мотивации и контроля ориентированы на выполнение тактических и стратегических планов организации.

Ключевые слова: Управление

Источник: Н. И. Кабушкин.. ОСНОВЫ МЕНЕДЖМЕНТА

Материалы по теме
Государственное управление: сущность, специфика, функции Бурганова Л.А. — Теория управления (Высшее образование) — 2009
Принципы менеджмента Н. И. Кабушкин.. ОСНОВЫ МЕНЕДЖМЕНТА
Методы и инструменты управления финансовым риском К.К.Жуйриков, С.Р.Раимов., Корпоративные финансы
Кадровая политика управления персоналом в бизнес-плане Лапыгин Ю.Н., Бизнес-план. Стратегии и тактика развития компании
Концепция «проектного менеджмента» в системе регионального аппарата управления Государственная политика и управление: учеб. пособие / С.Г. Еремеев, Р.М. Вульфович, Г.И….
Психология кадрового менеджмента и подготовка руководителя …
Парадигмы кадрового менеджмента и организационная культура Психологическая диагностика в управлении персоналом: Учебное пособие для сотрудников…
Управление прибыльностью Финансовый Менеджмент Теория и Практика — Владимир Ковалев

Функции менеджмента: сущность и взаимосвязь

Управление необходимо рассматривать как циклический процесс, состоящий из конкретных видов управленческих работ, называемых функциями управления.

Функции менеджмента – это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация и контроль деятельности.

Функции управления можно представить как виды управленческого труда, связанные с воздействием на управляемый объект. Считается, что в процессе управления выполняются следующие основные функции:

планирование, организация, мотивация и контроль.

Каждая из четырех функций управления является для организации жизненно важной.

В процессе планирования принимается решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы достичь этих целей.

План представляет собой сложную социально – экономическую модель будущего состояния организации. Стадии процесса планирования универсальны. Существуют следующие стадии процесса планирования:

1) Стратегическое планирование – это попытка заглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации. Главная задача планирования на этом уровне состоит в том, чтобы определить, как организация будет вести себя в рыночной нише.

2) Тактическое планирование (осуществляется на среднем уровне организации) – определяются промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач.

3) Оперативное планирование, осуществляется на нижнем уровне организации. В оперативных планах стандарты деятельности, описание работ вписываются в такую систему при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и главных целей организации.

Все три типа планирования составляют общую схему, которая называется генеральным, или общим планом, или бизнес – планом функционирования организации.

Эффективность планирования как функции управления во многом зависит от того, какими принципами руководствуются при составлении планов. Принципы планирования: полнота п., экономичность п., непрерывность п., ясность п., точность п.

Планирование предполагает использование всех методов, тактик процедур, которые менеджеры используют для планирования, прогнозирования и контроля будущих событий.

Все виды техники планирования варьируются от таких традиционных методов, как бюджетные методы, до более сложных – моделирование, разработка планов и или отдельных его разделов на основе теории игр и проектов сценариев.

Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределенностью и более эффективно на нее реагировать.

Организация как функция управления обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально – психологической и правовой сторон деятельности любой организации. Функция организации нацелена на упорядочивание деятельности менеджера и исполнителей.

Через организаторскую деятельность, т.е. через распределение задач и компетенций, должно целенаправленно происходить управление отношениями в каждой организации. Организация – это средство достижения целей организации.

Функция мотивации. Поведение человека всегда мотивировано и может иметь любые формы проявления. Всегда следует искать мотив поведения.

Эффективный управленческий контроль создается на основе его соединения с процессом стратегического планирования. Он обеспечивает наблюдение за осуществлением стратегических планов таким образом, чтобы менеджеры могли определить насколько хорошо они выполняются и где необходимо сделать изменения или применить регулирующие меры.

Контроль – это процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

В практике управления существует технология контроля.

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования — критерии:

1) Эффективность контроля – определяется успешность, полезность контроля;

2) Эффект влияния на людей – выясняется вопрос, вызывает ли у работников применяемая технология контроля положительные стимулы или негативные, стрессовые реакции;

3) Выполнение задач контроля – контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией, способствовать устранению отклонений, вырабатывая эффективные решения;

4) Определение границ контроля.

Различают следующие виды контроля:

В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях: человеческих, материальных и финансовых ресурсах. В области человеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Для того чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь.

Цель заключительного контроля – помочь предотвратить ошибки в будущем.

Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией

Функции менеджеров

Менеджеры просто не выходят на улицу и бессистемно выполняют свои обязанности. Хорошие менеджеры узнают, как освоить пять основных функций: планирование, организация, укомплектование персоналом, руководство и контроль.

• Планирование: Этот шаг включает точное планирование того, как достичь конкретной цели. Скажем, например, что цель организации — улучшить продажи компании. Менеджер должен сначала решить, какие шаги необходимы для достижения этой цели. Эти шаги могут включать в себя увеличение числа сотрудников, занимающихся рекламой, запасами и продажами. Эти необходимые шаги превращаются в план. Когда план составлен, менеджер может следовать ему, чтобы достичь цели по улучшению продаж компании.

• Организация: После того, как план составлен, менеджер должен организовать свою команду и материалы в соответствии со своим планом. Назначение работы и наделение полномочиями — два важных элемента организации.

• Кадровое обеспечение: После того, как менеджер определит потребности своего региона, он может принять решение об усилении своего штата путем найма, отбора, обучения и развития сотрудников. Менеджер в крупной организации часто работает с отделом кадров компании для достижения этой цели.

• Ведущий: Менеджер должен делать больше, чем просто планировать, организовывать и укомплектовывать свою команду для достижения цели. Она тоже должна вести. Лидерство включает в себя мотивацию, общение, руководство и поощрение. Он требует, чтобы менеджер тренировал, помогал и решал проблемы с сотрудниками.

• Контроллинг: После того, как остальные элементы установлены, работа менеджера не закончена. Ему необходимо постоянно сверять результаты с целями и предпринимать любые необходимые корректирующие действия, чтобы убедиться, что планы его области остаются в силе.

Все менеджеры на всех уровнях каждой организации выполняют эти функции, но количество времени, которое менеджер тратит на каждого из них, зависит как от уровня управления, так и от конкретной организации.

Роли, выполняемые менеджерами

Менеджер носит много шляп. Менеджер является не только лидером команды, но и планировщиком, организатором, чирлидером, тренером, решателем проблем и лицом, принимающим решения — все в одном лице. И это лишь некоторые из ролей менеджера.

Кроме того, графики менеджеров обычно забиты под завязку. Независимо от того, заняты ли они встречами с сотрудниками, неожиданными проблемами или стратегическими совещаниями, менеджеры часто не находят свободного времени в своих календарях. (И это не считая ответа на электронную почту!)

В своей классической книге Природа управленческой работы, Генри Минцберг описывает набор из десяти ролей, которые выполняет менеджер. Эти роли делятся на три категории:

• Межличностное: Эта роль предполагает взаимодействие с человеком.

• Информационная: Эта роль включает обмен и анализ информации.

• Принятие решений: Эта роль связана с принятием решений.

В таблице 1 более подробно рассматривается каждая категория ролей, которые помогают менеджерам выполнять все пять функций, описанных в предыдущем разделе «Функции менеджеров».

Не каждый может быть менеджером. Определенный 9Навыки 0004, или способности претворять знания в действия, которые приводят к желаемой производительности, необходимы, чтобы помочь другим сотрудникам стать более продуктивными. Эти навыки относятся к следующим категориям:

• Технический: Этот навык требует способности использовать специальные навыки или опыт для выполнения определенных задач. Бухгалтеры, инженеры, исследователи рынка и компьютерщики, например, обладают техническими навыками. Менеджеры приобретают эти навыки сначала через формальное образование, а затем развивают их посредством обучения и опыта работы. Технические навыки наиболее важны на более низких уровнях управления.

• Человек: Этот навык демонстрирует способность хорошо работать в сотрудничестве с другими. Человеческие навыки проявляются на рабочем месте как дух доверия, энтузиазма и искреннего участия в межличностных отношениях. Менеджер с хорошими человеческими навыками обладает высокой степенью самосознания и способности понимать или сопереживать чувствам других. Некоторые менеджеры рождаются с большими человеческими способностями, в то время как другие улучшают свои навыки на занятиях или на опыте. Независимо от того, как приобретаются человеческие навыки, они имеют решающее значение для всех менеджеров из-за очень межличностного характера управленческой работы.

• Концептуальный: Этот навык требует способности мыслить аналитически. Аналитические навыки позволяют менеджерам разбивать проблемы на более мелкие части, видеть отношения между частями и распознавать последствия любой проблемы для других. По мере того, как менеджеры берут на себя все более высокие обязанности в организациях, им приходится иметь дело с более неоднозначными проблемами, имеющими долгосрочные последствия. Опять же, менеджеры могут сначала приобрести эти навыки в рамках формального образования, а затем развить их путем обучения и опыта работы. Чем выше уровень управления, тем более важными становятся концептуальные навыки.

Хотя все три категории содержат навыки, необходимые для менеджеров, их относительная важность имеет тенденцию варьироваться в зависимости от уровня управленческой ответственности.

Преподаватели бизнеса и менеджмента все больше заинтересованы в том, чтобы помочь людям приобрести технические, человеческие и концептуальные навыки, а также развить определенные компетенции или специальные навыки, которые способствуют высокой эффективности на управленческой работе. Ниже приведены некоторые навыки и личные качества, которые Американская ассамблея университетских школ бизнеса (AACSB) призывает бизнес-школы развивать у своих студентов.

• Лидерство — способность влиять на других для выполнения задач

• Самообъективность — способность реально оценивать себя

• Аналитическое мышление — способность интерпретировать и объяснять закономерности в информации

• Поведенческая гибкость — способность изменять личное поведение, чтобы реагировать объективно, а не субъективно для достижения целей организации

• Устное общение — способность ясно выражать мысли словами

• Письменное общение — способность ясно выражать мысли в письменной форме

• Личное влияние — способность производить хорошее впечатление и внушать доверие

• Устойчивость к стрессу — способность работать в стрессовых условиях

• Допуск на неопределенность — способность действовать в неоднозначных ситуациях

Понимание четырех функций управления

Слово «управление» часто трактуется так, как если бы оно состояло из четырех букв. Но попробуйте сделать что-нибудь в быстро меняющейся рабочей среде, не применяя четыре функции управления.

Независимо от того, какую работу вы выполняете, четкое понимание четырех функций управления поможет вам выполнять эту работу более эффективно. Все дело в том, чтобы адаптироваться к любой рабочей среде, в которой вы находитесь, и сделать ее более эффективной. Давайте узнаем больше о четырех функциях управления.

Каковы четыре функции управления?

Четыре функции управления – это планирование, организация, руководство и контроль. Чтобы быть успешным менеджером, вы должны выполнять все четыре задачи, управляя своей работой и командой. Это основа любой профессиональной управленческой должности. Помимо этого, есть другие навыки и специальные знания, связанные конкретно с работой, которой вы управляете.

Понятие о том, как руководство должно взаимодействовать с персоналом, впервые систематизировал Анри Файоль, французский горный инженер. Он разработал общую теорию делового администрирования и функций управления, которые развились в четыре функции управления.

Без этих четырех столпов управления, поддерживающих эти другие обязанности, ничего не будет сделано вовремя и в рамках бюджета. Если вы управляете собой или коллективом работников, вам необходимо понимать эти основы управления, которые лежат в основе управленческих навыков.

Конечно, четыре функции управления являются теоретическими. Когда вы будете готовы применить их на практике, вам потребуются гибридные инструменты управления работой, которые позволят вам общаться с коллегами и командами, где бы они ни работали. Это часть основных обязанностей менеджера, независимо от вашей организационной структуры.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления работой, которое помогает гибридным командам работать лучше, предоставляя им платформу для совместной работы с несколькими представлениями проекта. Так же, как существуют разные стили управления, ProjectManager имеет разные способы работы: от диаграмм Ганта до списков задач, от календарей до канбан-досок. Все представления используют одни и те же данные в режиме реального времени, чтобы все всегда работали с самым последним представлением проекта. Начните работу с ProjectManager бесплатно уже сегодня.

ProjectManager имеет несколько представлений проекта, поэтому вы можете управлять работой по своему усмотрению. Узнайте больше!

Функция 1: Планирование

Первой из четырех функций управления является планирование: вы не можете управлять своей работой, пока у вас не будет процесса планирования. Это означает понимание ваших целей и задач, что является началом стратегического планирования. Имея стратегический или тактический план, вы сможете добраться из пункта А в пункт Б.

Конечно, тактическое планирование — это больше, чем просто перемещение из одного места в другое. Существует оперативное планирование, которое включает в себя определение и распределение ресурсов, как персонала, так и материалов. Это означает сбор команды и возможность распределять ресурсы, например оборудование, необходимое для выполнения работы.

Также вы можете упорядочивать задачи, расставляя их по приоритетам и указывая для каждой крайний срок и продолжительность. План включает добавление задач на временную шкалу для планирования вашей работы. Затем вы должны быть в курсе прогресса и производительности вашей команды и, если они не соответствуют контрольным показателям, скорректировать свой план, чтобы вернуться в нужное русло.

Связанный: Бесплатный шаблон плана проекта для Word

Коммуникация является ключевым элементом планирования. Менеджеры должны четко сообщить план своей команде, чтобы они могли должным образом выполнить работу. Но они также должны общаться с заинтересованными сторонами и информировать их о ходе работы, в которую они так вовлечены.

Функция 2: Организация

Организация относится ко всем аспектам ответственности менеджера. Вы не можете успешно управлять командами, не имея какой-либо организации. Расставляя приоритеты задач в планировании, вы сохраняете свою организацию в деталях.

В более широком плане, когда дело доходит до организации, менеджер несет ответственность за обеспечение бесперебойной работы своей компании, отдела или проекта. Это делается путем создания внутренних процессов и структур, а также понимания вашей команды или сотрудников, чтобы вы могли разместить их там, где они лучше всего подходят. Менеджеры должны не только поддерживать организованность своей работы, но и управлять работой своего отдела и людей в нем.

Это не означает, что менеджер только делегирует задачи и следит за тем, чтобы подчиненные имели ресурсы, необходимые им для выполнения своих задач. Они должны следить за процессами и структурами, которые они используют, и корректировать их по мере необходимости, чтобы убедиться, что они работают эффективно и поддерживают продуктивность всех. Эта организующая функция очень важна, и именно поэтому она является одной из основных функций менеджмента.

Получите бесплатно

Шаблон диаграммы RACI

Используйте этот бесплатный шаблон диаграммы RACI для Excel, чтобы лучше управлять своими проектами.

 

Функция 3: опережающий

Лидерство — это наличие навыков, коммуникативных способностей и способности мотивировать тех, кем вы управляете. Лидерство играет решающую роль для любого человека в управлении, поэтому оно является одной из четырех функций управления. Если вы не можете руководить, независимо от вашего стиля руководства, вы не станете успешным менеджером. Все дело в построении доверительных отношений с вашей командой.

Лидерские навыки включают разрешение конфликтов. Когда вы управляете разнообразной группой, могут возникать конфликты, которые могут задержать выполнение задач и стоить вашей организации денег. Чем лучше вы умеете выявлять и разрешать эти конфликты, тем лучше ваше управление.

Стили лидерства различаются, но у них есть общее, что дает их командам сильное чувство направления при определении целей и задач. Это независимо от того, назначают ли они обычную работу или внедряют новый процесс в команду.

Поскольку лидерство может быть выражено множеством способов, менеджеры всех мастей могут стать лидерами. Некоторые из них более авторитарны сверху вниз. То есть они используют авторитарное руководство. С другой стороны, есть восходящие менеджеры, которые стремятся к сотрудничеству со всеми в офисе и поощряют сотрудников к участию в процессе.

Каким бы ни был ваш стиль руководства или сочетание стилей руководства, его можно применить к тому, как вы управляете членами своей команды. Даже самые невнимательные лидеры мотивируют и ведут свои команды к успешным результатам. Этого делать некому, но основные функции сильного лидера в управлении — понимать сотрудников и то, что нужно, чтобы получить от них максимум.

Функция 4: управление

Функция контроля включает в себя мониторинг и отслеживание прогресса и производительности, чтобы помочь при принятии решений в рабочей среде. Вы можете сколько угодно планировать, организовывать и руководить, но если вы не будете следить за качеством работы своих сотрудников, у вас будут проблемы. Если вам нужна помощь в процессе контроля, попробуйте наш бесплатный шаблон панели мониторинга.

Помимо прогресса, производительности и качества, процесс контроля также включает в себя то, насколько эффективно они выполняют свою работу и насколько они надежны при выполнении своих задач. Другой термин для этого — управление контролем и управление качеством. Это часть любого процесса принятия решений. Вы не можете сделать осознанный выбор без надежных данных, подтверждающих его.

Цель контроля в управлении состоит не в том, чтобы доминировать над вашими работниками, а в том, чтобы убедиться, что они соответствуют целям и задачам бизнеса. Некоторые менеджеры предпочитают планировать весь рабочий процесс своих команд, в то время как другие позволяют своим работникам действовать самостоятельно.

Это две стороны одной медали: обеспечение качества в срок и в рамках бюджета во всех рабочих средах, а также наиболее важный аспект четырех функций управления. Это все о достижении ваших финансовых целей и должно быть в авангарде вашей управленческой команды.

Как ProjectManager помогает с четырьмя функциями управления

ProjectManager — это облачный инструмент, который предоставляет менеджерам инструменты, необходимые им для планирования, организации, руководства и контроля своих команд, независимо от того, находятся ли они под одной крышей, в разных часовых поясах или в разных отделах. Гибридные функции управления работой ProjectManager предоставляют данные в режиме реального времени для принятия более взвешенных решений, повышения продуктивности работы и достижения успеха.

Легко создавайте надежные планы проектов

Составление успешного плана означает организацию задач, связывание зависимостей и установление контрольных точек. Одним из многочисленных представлений проекта в ProjectManager является интерактивная диаграмма Ганта, которая делает это и многое другое. Вы можете легко отфильтровать критический путь вместо того, чтобы тратить время на сложные вычисления. Затем установите базовый уровень. Теперь вы составили план, чтобы сравнить его с вашими фактическими усилиями, когда вы начнете работать.

Отслеживайте прогресс своей команды в режиме реального времени и улучшайте организацию

Вы не можете контролировать свою команду, если не следите за ней. Однако вы не хотите мешать им, поэтому панель инструментов ProjectManager в режиме реального времени автоматически собирает данные и вычисляет эту информацию в легко читаемых графиках и диаграммах по рабочей нагрузке, времени, стоимости и т.