Процесс подтверждения бронирования: (Confirmation reservation) —

Подтверждение бронирования номеров в гостинице

26 августа 2010 | 16:32

Подтверждение бронирования — резервирование, подтвержденное специальным уведомлением, высылаемым отелем клиенту.

В ответ на запрос клиента в зависимости от наличия свободных мест гостиница делает бронирование и посылает подтверждение о бронировании, содержащее информацию об имени гостя, сроках проживания, категории номера, цене номера и дополнительных услугах, которые могут быть забронированы заранее (например, стоимость трансфера, завтрака и т. д.). Текст подтверждения бронирования должен быть отправлен клиенту на фирменном бланке, на котором указывается номер подтверждения заказа, должность и фамилия ответственного лица отдела бронирования, а также прочие реквизиты гостиницы.

Обычно конкретный номер не бронируется, а бронируется лишь категория номера (например, одноместный, люкс, апартаменты и т. п.), но если гость, особенно из числа постоянных или VIP-клиентов, предпочитает какой-либо конкретный номер, то его пожелание, как правило, учитывается.

При бронировании на это необходимо обратить внимание и по возможности предоставить клиенту полюбившийся номер.

Гостиницы могут менять политику цен, а также порядок подтверждения бронирования. Официально опубликованные тарифы на размещение в данной гостинице могут быть изменены без предупреждения клиента, однако не подлежит изменению стоимость номера, указанная в подтверждении о бронировании. Гостинице следует письменно сообщить потенциальным клиентам об изменении тарифов на предоставляемые услуги размещения не менее чем за 30 календарных дней до даты введения.

Условия бронирования различны в разных гостиницах. Во избежание недоразумений клиентам при обращении в гостиницу следует подробно разъяснять эти условия.

Категорически запрещается направлять в адрес фирмы клиента бланк подтверждения бронирования, содержащий служебные резолюции, пометки, подписи служащих отдела бронирования или службы продаж.

Клиенты, желающие особой подготовки номера к заезду в отель, должны сообщить: способ оплаты; имя гостя; имя и адрес того, кто оплачивает дополнительный сервис; подробное описание необходимого: если подарки — то какие, если нужна открытка — то какого содержания и т.  д. Все дополнительные просьбы должны быть внесены в специальный бланк и обязательно оплачены.

Процесс обработки письма-заявки на размещение и оформление подтверждения бронирования происходит следующим образом.

1. При получении письма-заявки на размещение сотрудник отдела бронирования заполняет соответствующий бланк (New Reservation) либо вносит наиболее важные данные из письма-заявки на размещение в журнал резервирования номеров. Далее он регистрирует данную заявку в электронной системе бронирования отеля и присваивает ей порядковый номер. Все бронирования должны быть введены в компьютерную систему в течение 1–2 часов. На основании введенной информации формируется перспективный график загрузки гостиницы. При регистрации заявки на бронирование особое внимание следует обращать на тип бронирования и форму оплаты. При гарантированном бронировании в заявке должны быть указаны реквизиты платежных документов, гарантирующие получение оплаты за номер при неявке гостя или поздней аннуляции бронирования клиентом (номер кредитной карты клиента или номер банковского перевода). Чем больше информации будет внесено в электронную систему бронирования, тем качественнее и быстрее будет происходить процесс поселения и выписки клиентов.
2. Сотрудник отдела бронирования подготавливает подтверждение бронирования, куда вносятся все необходимые данные. Номером подтверждения (Comfirmation number) будет являться тот же номер, под которым была зарегистрирована заявка на размещение. Как правило, в отелях уже имеются бланки подтверждений заявок на бронирование. Они могут представлять собой бланки как уже заложенные в электронную систему бронирования, так и бланки, отпечатанные типографским способом. Подтверждение бронирования необходимо производить на том же языке, на котором была составлена заявка на размещение. Основными языками, применяемыми в деловой переписке при бронировании номеров в гостиницах РФ, являются русский, английский, немецкий, в меньшей степени — французский, испанский и другие языки. Текст подтверждения бронирования во многом зависит от типа бронирования.
   При гарантированном бронировании указывается период ожидания гостя, после которого вступают в силу штрафные санкции, применяемые в случае поздней аннуляции заказа на размещение или неприбытия в отель. При негарантированном бронировании указывается время, до которого гость может рассчитывать на получение забронированного им номера. Как правило, текст подтверждения бронирования начинается с благодарности за выбор данного отеля. Кроме условий и порядка бронирования, в текстах подтверждений гостей могут информировать о порядке визовой поддержки, условиях питания, трансфера, времени заезда и  расчетного часа в гостинице, а также давать ответы на любые интересующие клиентов вопросы.
3. Сотрудник отдела резервирования посылает подтверждение бронирования по номеру факса, указанного в письме-заявке на размещение от компании, фирмы или частного лица. Сотрудник должен убедиться в том, что подтверждение бронирования получено адресатом по факсу в полном объеме, без искажений. Подтверждением благополучного получения послания в этом случае будет ответ «ОК» на специальном бланке-рапорте (Transmission control receipt), выдаваемом факсом. В случае получения нечеткого послания (смазанного или нечитабельного текста) факс выдаст ответ «Error» или «Poor line condition» (ответы факса зависят от модели аппарата и могут быть иными).
4. Все зарегистрированные письма-заявки на размещение, подтверждения бронирования на эти заявки и положительные подтверждения приема факса адресатом сортируются по датам заезда и хранятся в отделе бронирования до момента прибытия гостя в отель. Это необходимо для уточнения деталей размещения при заезде гостя. После отъезда гостей эти документы архивируются на случай уточнения каких-либо деталей о проживании клиента в прошлом.

Иногда в бронировании происходят какие-либо изменения. Клиенты не полностью аннулируют заказ, а лишь частично меняют условия. Это касается, прежде всего, сроков проживания, количества персон, категории номера, особых пожеланий гостей.

Такие изменения фиксируются сотрудниками отдела бронирования в специальном бланке или делаются пометки в журнале регистрации заявок на размещение. Все изменения в бронировании должны быть также внесены в компьютерную систему.

Если изменения возможны, то сотрудник отдела бронирования вносит изменения в уже имеющееся подтверждение, корректирует отдельные детали бронирования и высылает в адрес клиента факс с пометкой «переподтверждение» (reservation reconfirmation).

Сотруднику отдела бронирования следует сообщить об изменениях в те отделы, которых эти изменения касаются. Если бронь невозможно изменить из-за занятости отеля в запрашиваемые даты, то нужно предложить клиенту альтернативные числа и категорию номера, а также спросить, хочет ли он быть включенным в лист ожидания. Листы ожидания проверяются ежедневно. Если номера освобождаются, сотрудники отдела бронирования звонят клиентам, внесенным в лист ожидания. Приоритет определяется менеджером отдела.

Если бронирование невозможно по тем или иным причинам, то в таком случае отдел бронирования высылает официальный отказ в размещении, содержащий извинения, причину отказа, сообщает период улучшения ситуации со свободными номерами выражает надежду на дальнейшее сотрудничество.

www.mygel.ru

В начале ↑ «Оглавление»
Позади ← «Типы бронирования номеров в гостинице&raquo
Впереди → «Собеседование в иностранной компании&raquo

Подтверждение бронирования. — Информатика, информационные технологии

В технологии бронирования этап подтверждения согласовывает готовность отеля предоставить услуги по размещению, а клиенту подтвердить намерения воспользоваться услугами по проживанию. Бронирование подтверждено специальным сообщением, направленного отелем клиенту, называется подтвержденным. При этом на заявку полученную в устной форме или по телефону, подтверждение в письменной форме направляется в течение одного дня. На заявке, поступившей почте, подтверждение отправляется в письменной форме в течение одной-двух суток. В сообщении о подтверждении, которое направляется по факсу или письмом указывается:

— Номер регистрации заявки;

— Дата и время предполагаемого прибытия и отъезда клиента;

— Срок пребывания в отеле;

— Цена и тип заказанного номера;

— Количество лиц, прибывающего и количество мест;

— Тип бронирования: с гарантией, без гарантии;

— Дополнительные пожелания, специально оговариваются;

— Информация о возможности изменения даты заезда отличие бронирования.

При прибытии в отель клиента подтверждения по бронированию в печатном варианте может использоваться в случае определенных непредвиденных ситуаций при поселении.

В опыте бронирование в периоды превышения спроса над предложением номеров (конференции, спортивные события и др.)., Гостиницы часто проводят двойное бронирование. При двойном бронировании, отель подтверждает размещение отдельным лицам или группам даже в случае полного резервирования номеров (мест). Риск двойного бронирования обусловлен всегда вероятными отказами в бронировании, так двойное бронирование в конечном счете зачастую приводит к равновесию спроса и предложения на гостиничные номера.

Проблема двойного бронирования всегда возникает перед менеджерами отеля: отсутствие аннулирования по бронированию и прибытия всех клиентов, обязывает отель компенсировать отказ в уже подтвержденном размещении, одновременно бронирования тождественно количеству мест и аннулирования бронирования обусловливает потерю максимальных прибылей.

Во избежание проблемы двойного бронирования гостиничные предприятия должны постоянно проводить маркетинговые исследования потребительского рынка. Поскольку наибольший интерес для гостиниц представляют деловые туристы и государственные служащие, которые составляют в целом более 60% потребителей гостиничных услуг, необходимо проводить анализ привлекательности поселения, региона именно для этой категории клиентов.

Широкое развитие гостиничных цепей обусловил появление новой системы централизованного бронирования, в результате которой значительную долю гостиничной квоты (60-70%) контролирует централизованная системы бронирования компаний. Количество номеров остается непосредственно бронируется отелем. Такая система предоставляет значительные преимущества гостиницы, поскольку страхует его от значительного снижения прибыли в неблагоприятные периоды. Однако, она одновременно создает для администрации трудности в периоды повышения спроса, когда существует возможность более гибкого маневрирования ценами.

Изменение заявки негарантированного бронирования. В резервировании номеров (мест) в гостиницах клиенты предпочитают негарантированному бронирования — клиенты пытаются прибывать в указанный в заявке дату прибытия или до наступления времени отмены бронирования. Однако, в отдельных случаях в связи с опозданием по независящим от клиента обстоятельств (погодные условия, задержка транспорта и др.)., Клиент вынужден менять бронирования на гарантированное. В таком случае оператор по бронированию должен получить:

— Заявку от клиента на изменение бронирования;

— Информацию о клиенте и данные негарантированного бронирования;

— Информацию по кредитной карте — номер, срок действия, проверить информацию в компании по обслуживанию кредитных карт;

— Предоставить клиенту новый номер подтверждения бронирования;

— Заполнить форму по изменению статуса бронирования с соблюдением всех имущественных норм в таком случае, принятые в гостинице.

Отмена бронирования. В случае изменения намерений потенциального клиента остановиться в отеле, он должен заранее сообщить об этом отдел бронирования. Отдел бронирования ликвидирует статус брони на номер (место) и предлагает его другому клиенту.

Для отмены необоснованного бронирования оператор по бронированию должен иметь информацию о клиенте, его фамилия, имя, адрес, количество заказанных номеров, дата предполагаемого прибытия и отъезда. Эта информация имеет формальный характер и необходима для процедурной отмены брони. Факт отмены бронирования вносится в регистрационный журнал, компьютер, одновременно оператор должен узнать у клиента не желает ли он изменить дату резервирования.

Если осуществлялось гарантированное бронирование, обеспечивалось кредитной картой, внесением аванса или предоплаты, а также бронирование предприятиями, туристическими агентствами или другими организациями, оператор по бронированию должен получить информацию о клиенте, количество заказанных номеров (мест), дату приезда и отъезда. В журнале регистрации бронирования сделать отметку об отмене бронирования и указать номер отмены. Если отмена бронирования осуществляется уполномоченным от клиента лицом, необходимо отметить данные о лице. После этого делается запись в журнале учета отмены бронирования с указанием его номера. Если отмена бронирования производится с внесенной авансом или предоплаты до прибытия в отель, деньги возвращаются клиенту.

Отчет по бронированию.

В организации и эффективном управлении деятельностью отеля важное значение имеют маркетинговые исследования построены на учете количества нереализованных номеров (мест), что дает возможность прогнозировать доходы от их бронирования. Отчет по бронированию состоит из:

— Отчет о сделке, то есть указывается информация о ежедневном бронирования, а именно количество забронированных номеров, изменения в сроках, отмена бронирования, возможны изменения в количестве занятых номеров, не прибывших клиентах и ??проч.;

— Отчеты по отказам, которые содержат информацию о количестве отказов клиентам по причине занятых номеров по предварительному заказу;

— Отчет по прогнозированию доходов. В отчете представляется расчет возможного дохода от бронирования с указанием суммы, полученной путем умножения забронированных номеров на их стоимость.

В отчетах по бронированию указывается информация о количестве лиц, поселенных в номере, источник бронирования, количество не прибывших клиентов, количество продленных визитов и досрочных отъездов согласованных с отелем.

Статьи к прочтению:

• Подтверждение реальности выхода из тела
• Подведение итогов конкурса

АША: Менеджер по бронированию и продажам авиабилетов.

Похожие статьи:

• Технология бронирования номеров (мест) в гостиницах

  Процесс бронирования состоит из следующих этапов: — Заявки на бронирование; — Определение номеров для бронирования; — Регистрация заказа; — Подтверждение…

• Регистрация заказа по бронированию

  Заявка на бронирование. С заявки на бронирование начинается процесс сотрудничества клиента и гостиницы. Заявка поступает по сети Интернет, телефону,…

Что такое подтверждение бронирования при доставке? – Курс фрахта

Когда дело доходит до бронирования морских перевозок, грузоотправитель и перевозчик обмениваются несколькими документами, чтобы запросить и подтвердить определенные действия. Одним из таких важных документов является подтверждение бронирования.

Подтверждение бронирования при отправке — это документ, выдаваемый перевозчиком или экспедитором грузоотправителю, подтверждающий запрос на бронирование. Этот документ также служит подтверждением сведений об отгрузке, которые предоставил грузоотправитель, запрошенного типа контейнера и количества, а также места на судне.

В этой статье вы узнаете, что такое подтверждение бронирования, кто его выдает, сколько времени занимает этот процесс и какую информацию можно найти в нем. Мы также поделимся примером для облегчения понимания.

Когда выдаются подтверждения бронирования?

Прежде чем перевозчик выдаст подтверждение бронирования, грузоотправитель и грузополучатель обычно договариваются о дате отплытия и выборе перевозчика. После выбора перевозчика на основе прогнозируемых дат отправления и прибытия грузоотправитель оформляет бронирование у морского перевозчика.

Бронирование осуществляется по электронной почте, на сайте перевозчика или в системе управления транспортом (TMS). Размещение бронирования у перевозчика также называется предварительным бронированием или запросом на бронирование.

В свою очередь, перевозчик или экспедитор выдает грузоотправителю подтверждение бронирования, подтверждая запрос и подтверждая все соответствующие данные, указанные в запросе на бронирование.

Само собой разумеется, что перевозчик должен убедиться, что он может выполнить все требования, такие как оборудование и место на борту, прежде чем выдать грузоотправителю подтверждение бронирования.

Какая информация содержится в подтверждении бронирования?

Подтверждение бронирования содержит всю необходимую информацию об отправлении. Эта информация требуется перевозчику, чтобы проверить, могут ли они выполнить все требования бронирования. Ниже приведен список информации, которая чаще всего встречается в подтверждении бронирования.

1. Номер бронирования

Номер ссылки, который генерируется перевозчиком во время бронирования. Ссылочный номер бронирования уникален, и его всегда можно отследить до конкретного запроса на бронирование.

2. Данные грузоотправителя 

Имя, адрес и контактные данные экспортера/грузоотправителя. Перевозчик передает подтверждение бронирования непосредственно грузоотправителю и согласовывает с ним, если требуется дополнительная информация.

3. Данные грузополучателя

Имя, адрес и контактные данные импортера/грузополучателя груза. На данном этапе перевозчик не связывается с грузополучателем, но подтверждает эти данные.

4. Грузы и товары Тип

Общее описание экспортируемого груза. Это делается для того, чтобы перевозчик предоставил грузоотправителю соответствующий контейнер. Например, для опасных грузов, металлолома, скоропортящихся продуктов или замороженных продуктов требуются контейнеры разных типов или сортов.

5. Вес груза

Вес экспортируемого груза. Для перевозчика это важно, потому что выдача подтверждения бронирования означает, что он может безопасно выполнять задачи для соответствующего типа услуги. Вес груза также влияет на размещение контейнера внутри судна.

6. Количество и тип оборудования

Количество и тип контейнера, необходимого экспортеру. Грузоотправитель может запросить несколько типов контейнеров. Наиболее распространенными типами контейнеров являются стандартные контейнеры или контейнеры общего назначения, контейнеры с открытым верхом, плоские стойки, рефрижераторные контейнеры и контейнеры NOR.

7. Требуемое отплытие (ETD)

Предполагаемая дата отправления судна из порта погрузки в пункте отправления. Эта дата соответствует графику движения перевозчика.

8. Расчетное время прибытия (ETA)

Дата предполагаемого прибытия груза в порт разгрузки в пункте назначения.

9. CY Cutoff 

CY Cutoff 

Контейнерная площадка (сокращенно CY cutoff) – это крайняя дата и время, когда груз может быть принят в порту для запрашиваемого судна. Эта дата вытекает из соглашения между морским перевозчиком и терминалом (оператором порта).

10. Название судна и номер рейса

Название судна и номер рейса, на который будут отправлены контейнеры заказа. Подтверждение бронирования может также включать название и номер рейса фидерного судна.

11. Порт погрузки (POL)

Порт погрузки – это место, где осуществляется погрузка груза. Это также порт отправления.

12. Порт разгрузки (POD)

Порт разгрузки – это место, где груз выгружается. Это также порт назначения.

12. Порт перевалки

Некоторые грузы также могут направляться через порт перевалки. Это место, где происходит перевалка груза.

14. Особые примечания

Здесь отмечены специальные примечания или инструкции, такие как ограничения по весу, продление для отсечки cy, запросы на специальные контейнеры или специальные процедуры обработки.

Пример подтверждения бронирования от перевозчика

Вот пример подтверждения бронирования перевозчиком для отправки из Лос-Анджелеса, США в Мельбурн, Австралия.

90 087 Порт разгрузки

Номер для бронирования	BHK51332862
Информация о грузоотправителе	Metro Sports LLC
Информация о грузополучателе	Spartan Sports
Cargo & Com modity Тип	Различное спортивное оборудование
Вес груза	10 200 кг
Название судна и номер рейса	OOCL California 114s
Количество и тип оборудования	3 x 40-футовых контейнера общего назначения
Запрошенное плавание (ETD)	1 сентября 2021 г.
900 05 Расчетное время прибытия (ETA)	10 октября 2021 г.
CY Cutoff	29 августа 2021 г. 07:00H
Порт погрузки	Лос-Анджелес, США
Мельбурн, Австралия
Порт перегрузки	Шанхай, Китай
Особые примечания	Пустые контейнеры должны иметь бамбуковый пол

Сколько времени требуется перевозчикам для подтверждения бронирования?

Как правило, экспедитор или перевозчик может выдать подтверждение бронирования в течение нескольких часов или в течение того же дня, когда было запрошено бронирование. В основном это происходит, если перевозчику предоставлено достаточно времени на выполнение заказа.

Поскольку перевозчик обязан проверить наличие места и оборудования, подтверждение бронирования может быть возвращено позже, чем предполагалось, если бронирование было сделано ближе к дате отправления судна. Это также относится к рынкам с нехваткой оборудования или площадей.

Поэтому всегда рекомендуется делать заказы заблаговременно, чтобы избежать возможных задержек. В случае непредвиденных обстоятельств перевозчик также может перенести бронирование на следующую дату отплытия.

В чем разница между подтверждением бронирования и запросом на бронирование?

Заявка на бронирование также называется формой бронирования. Запрос на бронирование подается грузоотправителем перевозчику и является шагом, предшествующим подтверждению бронирования.

Это означает, что подтверждение бронирования является признанием и подтверждением от перевозчика запроса на бронирование, отправленного грузоотправителем.

В чем разница между подтверждением бронирования и подтвержденным коносаментом?

Коносамент выдается после подтверждения того, что контейнер погружен на борт соответствующего судна. Это правоустанавливающий документ и договор фрахтования, который связывает грузоотправителя и перевозчика набором условий.

Подтверждение бронирования, с другой стороны, является только подтверждением наличия места и контейнера для предстоящего рейса.

Геррит Поэль

Соучредитель и автор
на фрахтовом курсе

Об авторе

Геррит — сертифицированный специалист по управлению международными цепочками поставок с 15-летним опытом работы в отрасли, работавший в одной из крупнейших мировых экспедиторских компаний.

Как соучредитель фрахтового курса, он предан своей страсти служить источником образования и информации по различным темам цепочки поставок.

Как написать электронное письмо с подтверждением бронирования, которое произведет хорошее первое впечатление

Вы когда-нибудь покупали что-то и ловили себя на том, что обновляете свой почтовый ящик, чтобы убедиться, что все прошло так, как вы ожидали? Испытываете ли вы чувство облегчения, когда сразу же видите сообщение с подтверждением бронирования?

Электронное письмо с подтверждением бронирования просто подтверждает действие, совершенное клиентом. Гости получают сообщение с подтверждением этого типа после совершения покупки у вас.

Не знаете, что указать в письме с подтверждением бронирования? Я имею в виду, люди вообще открывают их после того, как забронировали?

Да. И они могут быть одним из самых недооцененных маркетинговых инструментов в вашем турбизнесе. Ваше электронное письмо с подтверждением бронирования может способствовать построению отношений и вселению доверия с момента бронирования. Это может способствовать доверию.

Как поставщик опыта, автоматическая отправка электронного письма с подтверждением бронирования означает, что гости будут иметь всю необходимую информацию под рукой. Я поделюсь с вашими гостями важными деталями того, что включить в эти волшебные подтверждающие сообщения.

Что такое электронное письмо с подтверждением бронирования?

Клиенты ожидают получить электронное письмо с подтверждением бронирования после обмена денег на услугу или товар. Во-вторых, гости ожидают получить что-то, подтверждающее, что транзакция имела место.

Это электронное письмо может быть таким же простым, как: «Здравствуйте, вы заплатили XX сумму за бронирование в XX день. Мы с нетерпением ждем возможности приветствовать вас!» Подобно тому, как работает благодарственное письмо за экскурсию, это сообщение подтверждает действие, которое они предприняли, и автоматически отвечает на эти запросы.

У вас, как у поставщика услуг, достаточно работы, и вам не нужно вручную обновлять информацию о каждом клиенте, который бронирует у вас. Если вы сделаете электронные письма с подтверждением бронирования частью вашего рабочего процесса, гости с меньшей вероятностью будут звонить вам и задавать вам вопросы, которые можно было бы резюмировать по электронной почте.

Почему ваши гости любят электронные письма с подтверждением

Ваши гости любят электронные письма с подтверждением бронирования по нескольким причинам. Во-первых, это гарантирует им, что они официально забронированы. Во-вторых, когда вы отправляете электронное письмо с подтверждением, вы снимаете стресс. Он повторяет, за что они заплатили, чтобы свести к минимуму путаницу, и позволяет легко изменить / отменить, если они допустили ошибку в процессе бронирования.

Значение — гости не останутся в недоумении; Прошла ли их кредитная карта? Они забронировали правильные даты или есть что-то, что они должны знать до прибытия? Ваше электронное письмо с подтверждением свидетельствует о доверии и профессионализме еще до того, как гости ступят на место.

Итак, что гости ищут в этом электронном письме с подтверждением? Уверенность.

Гости ценят самую важную информацию в первую очередь. Вы можете изменить строку темы, например, «Бронирование подтверждено», «Вы забронированы» или «Спасибо за бронирование — подробности внутри», чтобы людям было проще найти эти подтверждения бронирования в своих почтовых ящиках.

Как один из наиболее важных типов электронных писем о бронировании, электронное письмо с подтверждением позволяет вам подробно описать, что гости могут ожидать от своего опыта. И автоматическое электронное письмо, инициированное бронированием, дает людям что-то, на что можно ссылаться в качестве доказательства.

Что указать в подтверждении бронирования по электронной почте?

Стандартное подтверждение бронирования включает такие сведения, как имена, даты и место, где будет осуществляться бронирование.

На самом деле, люди приучены искать электронное письмо после совершения покупки. Почему? Потому что это электронное письмо подтверждает, что они сделали то, что намеревались сделать. Это означает, что если они не получат подтверждение сразу, они могут начать думать, что что-то не так.

Вселяйте уверенность в своих клиентов, вместо того, чтобы заставлять их гадать, забронировали ли они тур на две или три ночи или выбрали тур в тот день, когда хотели. Автоматическое сообщение с подтверждением по электронной почте, инициированное бронированием, позаботится об этих запросах — не требуется телефонный звонок или электронное письмо вручную.

Путешественники ценят наличие подтверждения бронирования, которое можно использовать в дороге. Таким образом, создавая сообщения для мобильных устройств, вы увеличиваете вероятность того, что кто-то откроет ваше электронное письмо с подтверждением бронирования. Как туроператор, это электронное письмо дает вам возможность произвести хорошее первое впечатление.

Если вам интересно, как написать электронное письмо с напоминанием о бронировании, программное обеспечение для бронирования может помочь вам справиться с этой работой. Стандартное электронное письмо с подтверждением содержит важные сведения, такие как даты бронирования, сумма или уплаченный депозит, а также место бронирования.

Примеры тем письма с подтверждением по электронной почте:

• «Вы собираетесь на рыбалку! Посмотреть детали бронирования в » 
• «Собери солнцезащитный крем — поездка в Тофино забронирована!»
• «Бронирование подтверждено. Хотите узнать о наших льготах для домашних животных?»

Ваше подтверждение бронирования должно включать: 

• Имена гостей
• Дата и время бронирования
• Детали бронирования 
• Местоположение (особенно если их несколько)
• Время, если требуется или рекомендуется раннее прибытие
• Счет за бронирование

Эти электронные письма похожи на электронные письма с благодарностью тем, как они подтверждают действия, предпринятые гостем. Кроме того, эти электронные письма имеют высокий коэффициент открытия, больше, чем ваш ежемесячный информационный бюллетень или другие примеры путешествий по электронной почте. Наконец, отправка персонализированных электронных писем с подтверждением поможет наладить связь с вашим туристическим бизнесом.

Найдите правильные слова, чтобы сказать

Ваши гости ждут от вас вестей. Сэкономьте время на создании лучшего сообщения до и после мероприятия, скопировав и вставив своевременные, полезные и актуальные шаблоны электронной почты.

Зарегистрируйтесь, чтобы загрузить свои шаблоны электронной почты сейчас

Этот сайт защищен reCAPTCHA, к нему применяются Политика конфиденциальности и Условия обслуживания Google.

Образец шаблона электронного письма с подтверждением бронирования

Начните с основного сообщения, которое включает информацию, которую гость мог ввести в процессе бронирования. Используйте простые слова, такие как забронировано, подтверждено или зарезервировано в строке темы. Включите в тело интерактивные ссылки и информационные кнопки, чтобы повысить удобство для вашего читателя.

Если вам нравится, попробуйте использовать жирный текст и изображения, чтобы привлечь внимание читателя. Кроме того, вы можете выделить ключевые детали, чтобы гости могли просмотреть сообщение. Ваше электронное письмо подтверждает действие, которое они предприняли, с подтверждающим сообщением. Вот пример:

Тема: Вы забронированы! Собирайте чемоданы – увидимся [дата бронирования]

Тел: Привет [Имя],

Подтверждено, увидимся [дата бронирования]! Благодарим вас за бронирование [название мероприятия] у нас в [местоположение]. Подробная информация о бронировании и платежных реквизитах приведена ниже.

Если вам нужно связаться с нами, вы можете связаться с нами по электронной почте или по телефону. Мы с нетерпением ждем возможности приветствовать вас в ближайшее время!

Еще раз спасибо,

Команда [Название компании]

[Ваше имя]

Дополнительная информация: электронная почта , номер телефона, адрес и ссылки на веб-сайты

они подтверждают действие, совершенное гостем. Электронные письма с подтверждением бронирования имеют более высокий коэффициент открытия, чем ваш ежемесячный информационный бюллетень или другие маркетинговые сообщения по электронной почте.

Электронная почта:

Если вам интересно, как написать электронное письмо с напоминанием о бронировании, программное обеспечение для бронирования может помочь вам справиться с этой работой. Вы хотите начать с создания шаблона подтверждения бронирования.

Одним из преимуществ системы онлайн-бронирования, позволяющей сэкономить время, является то, что клиенты могут бронировать, оплачивать онлайн и автоматически получать электронное письмо с подтверждением бронирования.

Когда вы настраиваете свою электронную почту, вам нужно создать электронное письмо с подтверждением бронирования, используя Уведомления . Следуйте этому руководству по уведомлениям по электронной почте в нашей базе знаний, чтобы получить пошаговое руководство по инициированию и персонализации подтверждений по электронной почте с помощью Checkfront.

Текстовые сообщения:

В дополнение к уведомлениям по электронной почте многие компании начали отправлять уведомления с подтверждением в виде текста с помощью службы коротких сообщений (SMS) Marketing.

С помощью Checkfront вы можете использовать возможности автоматизированных SMS-уведомлений и получать клиентам необходимую информацию прямо у них на ладони.

Если вы хотите узнать больше и увидеть несколько примеров, посетите наш блог, чтобы узнать, как использовать автоматические SMS-уведомления для поддержки ваших бронирований. Затем перейдите в нашу базу знаний, чтобы получить пошаговое руководство по настройке.

Заключительные мысли

Помимо того, что это ожидаемо клиентами, хорошо сформулированное подтверждение по электронной почте настраивает вашего гостя на беспрепятственный опыт.

Письма с подтверждением бронирования готовы приносить пользу, стимулировать дополнительные продажи, начинать разговоры и помогать вам выделяться из толпы.