Заявка на бронирование гостиницы: ЗАЯВКА НА БРОНИРОВАНИЕ МЕСТ (Форма N 10-Г) \ КонсультантПлюс

ЗАЯВКА НА БРОНИРОВАНИЕ МЕСТ (Форма N 10-Г) \ КонсультантПлюс

Штамп организации с указанием

адреса, номера телефона, даты

и номера документа Рег. N ___________________

Начальнику управления, директору

объединения гостиничного

хозяйства (гостиницы)

«______________________________»

т. _____________________________

(Фамилия, имя, отчество)

ЗАЯВКА

на бронирование мест

Просим разместить в гостинице «____________________» ________

человек:

(Фамилия, имя, отчество, должность, категория номера)

1. _______________________________________________________________

2. _______________________________________________________________

3. _______________________________________________________________

4. _______________________________________________________________

5. _______________________________________________________________

6. _______________________________________________________________

7. _______________________________________________________________

8. _______________________________________________________________

9. _______________________________________________________________

10. ______________________________________________________________

(для иностранных граждан указывается гражданство; к заявке на

размещение более 10 человек прилагается отдельный список)

Заезд «__» ______ 19__ г. в период ______________________________

(0 — 12 час. или 12 — 24 час.)

Выезд «__» ______ 19__ г. в период ______________________________

(0 — 12 час. или 12 — 24 час. )

Цель приезда и вид оплаты ________________________________________

(командировка, отдых, проездом, по

безналичному, за наличный расчет)

__________________________________________________________________

Оплату стоимости бронирования, проживания, доплату за

опоздание гарантируем.

Наш р/с N _____________________________ в _____________ отд. банка

Должность распорядителя кредитов ____________________________

(подпись) (Ф.И.О.)

М.П.

Главный бухгалтер ___________________________________________

(подпись) (Ф.И.О.)

Начальник управления, директор

объединения гостиничного хозяйства

(гостиницы) _______________________________

(подпись) (Ф.И.О.)

«__» ______________ 19__ г.

Условия бронирования

Вы можете забронировать гостиницу одним из выбранных способов:

— Заполнить и отправить форму бронирования на сайте гостиницы.

— Отправить заявку на бронирование по Эл.почте: e-mail: [email protected]

— Позвонить +7-48532-5-18-70  +7-903-638-34-24

— По факсу +7-48532-2-39-01

 

Виды бронирования:

— Гарантированное бронирование — по предоплате

— Негарантированное бронирование — оплата в день заезда

 

Прием заявок на бронирование:

— Заявка на бронирование номеров поступает к менеджеру по бронированию.

— Менеджер уточняет наличие свободных номеров на указанные в заявке даты

— Менеджер связывается с клиентом по телефону или направляет сообщение по e-mail не позднее, чем спустя 24 часа после заявки.

— В случае невозможности размещения согласно поступившей заявке менеджер предлагает альтернативные варианты.

— Если клиента устраивает предложенный менеджером вариант размещения, высылается подтверждение бронирования (при условии оплаты наличными при заселении) или же выставляется счет на оплату (при безналичной форме оплаты)с подтверждением бронирования, которое пересылается по e-mail или пересылается по факсу.

 

Сроки и условия оплаты:

Возможны следующие формы оплаты бронирования

— Безналичный расчет (банковский , почтовый) перевод

— Оплата кредитной картой

— Оплата наличными в кассу предприятия

— За услуги бронирования плата не взимается

— Оплата номеров происходит по прейскуранту

— Оплата по гарантированному бронированию производится как минимум за 3 суток до даты заезда в гостиницу. В случае , если подтверждения оплаты услуг своевременно не поступает, менеджер вправе аннулировать произведенное бронирование

— Варианты бронирования менее, чем за 3 суток до заезда также возможны. Связывайтесь с нами по телефону 8 (48532) 5-18-70 или 8 9036383424 за более подробной информацией

 

Изменения и аннуляции:

— Обо всех изменениях бронирования клиент обязан сообщать не позднее 3-х суток до заезда

— Все изменения и дополнения к заявке должны быть сделаны в письменном виде и отправлены по факсу или по Эл. почте.

Во избежании недоразумений необходимо получить подтверждение у сотрудника гостиницы.

Аннуляция без наложения штрафных санкций возможна за 3 дня до даты заезда.

— При аннуляции заказа менее , чем за 3 суток до заезда штраф составляет 20% от стоимости заказа за первые сутки проживания

— В случае незаезда или аннуляции заказа менее, чем за 1 сутки до заезда взимается штраф в размере 100% стоимости первых за первые сутки проживания.

— В случае оплаты проживания в день заезда, то есть , негарантированоого бронирования все вопросы с клиентом решаются в индивидуальном порядке и зависят от спроса на запрашиваемую дату и других факторов.

— По всем вопросам необходимо обращаться в службу приема и размещения гостиницы +7(48532)5-18-70, +7(903)638-34-24

6 этапов процесса бронирования в отеле [с блок-схемой]

1. Определение источников бизнеса:

Отель обычно определяет два основных источника бизнеса: Свободные независимые путешественники (FIT) и ассоциированные путешественники (группы) ) . Компонент FIT — это просто аффилированная компания, не входящая в группу, ищущая ночлег. Независимо от того, подается ли запрос отдельным лицом, семьей или группой друзей, запрос все равно может считаться бронированием FIT, если он соответствует определенным требованиям.

Когда группы встреч, конференций и т.п. ищут место в отеле для гостей, такие запросы называются групповыми бронированиями. Группы отличаются от бронирований FIT на основе 1.) Участвует ли координатор группы 2.) Будет ли группа брать на себя часть или все расходы своего члена 3.) Специальные цены на номера, услуги и/или типы номеров.

При групповом бронировании обычно требуется, чтобы блок комнат (распределение) был первоначально зарезервирован для группы, а определенный список комнат следует позже. Следует отметить, что если группа не забронирует все свои заблокированные номера к разумной дате, большинство отелей освободит незанятые номера из группы, заблокированной. Однако резервирование FIT обычно позволяет одновременно блокировать и бронировать. Независимо от источника бизнеса, запрос на бронирование инициирует процесс бронирования в отеле. Узнайте больше о различных источниках бронирования.

2. Связь с отелем:

Существует множество способов, которыми отель может узнать о запросе гостя на свободное место. Потенциальный гость может связаться с отелем по телефону, электронной почте, через Интернет, социальные сети, другие устройства или справочные системы, и все это может стать важным, коммуникационные связи между источниками бизнеса и собственностью отеля.

Важно, чтобы потенциальный клиент знал, как связаться с отелем, чтобы управление жильем могло максимизировать продажи номеров. Отель получает запросы на бронирование различными способами. Запрос на бронирование может быть сделан лично, по телефону, по почте, по факсу или телексу, через Интернет или онлайн, социальные сети, мобильные приложения, системы обмена мгновенными сообщениями (Whatsapp, Telegram, Facebook Messenger) через центральную систему бронирования. , глобальную систему дистрибуции или через агентство межпродаж.

3. Формулировка запроса на бронирование:

После того, как гость связался с отелем по поводу бронирования места, его персонал должен разумно сформулировать запрос на бронирование и заполнить запись о бронировании. Запись о бронировании — это постоянная форма файла, используемая для хранения всей информации, относящейся к конкретному бронированию или в настоящее время для создания компьютеризированной записи о бронировании в программном обеспечении для управления отелем или PMS.

При формулировании заявки на бронирование учитываются три наиболее важных фактора: а) предполагаемая дата прибытия и отъезда, б) желаемый тип номера, в) необходимое количество номеров. Используя эту информацию, персонал отеля может выполнить поиск в файле наличия номеров по назначенной дате прибытия. Если дата не закрыта, агент по бронированию продолжает проверку типа комнаты и количества свободных комнат.

Наряду с этими предварительными данными запись о бронировании обычно считается завершенной, если она включает следующую информацию:

• Данные профиля гостя.
• Принадлежность группы/компании гостя.
• Дата и время прибытия и дата отъезда.
• Количество ночей.
• Кол-во чел.
• Запрашиваемый тип номера.
• Необходимое количество комнат.
• Тип кровати.
• Указанная ставка / Код ставки.
• Дата получения резервирования
• Статус резервирования.
• Инструкция по выставлению счетов
• Детали получения.
• Любые другие Детали или специальные примечания.
• Исходный код
• Код рынка

4. Принятие бронирования:

Бронирование может быть либо принято, либо отклонено, либо отклонено в зависимости от наличия номеров в рассматриваемый день (дни). Принятие переведет администратора в фазу подтверждения, в то время как отказ или отказ может привести к использованию ряда других вариантов, таких как, например, запись причины отказа и т. д.

5. Уведомление о подтверждении:

За принятием бронирования следует уведомление, подтверждающее блокировку номера или группы номеров. Подтверждение бронирования отправляется бронирующему лицу или гостю по электронной почте, факсу, SMS, в социальных сетях или онлайн-чате (Instant messenger).

Подтверждение устанавливает:

• Проверка введенных данных запроса на бронирование и удовлетворение запроса на бронирование.
• Соглашение о стоимости номера.
• Соглашение о способе оплаты.
• Заявление отеля о процедуре аннулирования.

6. Изменения и действия до прибытия:

После того, как бронирование было принято и подтверждено, многие изменения в записи о бронировании могут быть внесены до прибытия гостя. Изменения в датах прибытия или отъезда, требуемое количество номеров, добавление сведений о получении, повторное подтверждение, обновление статуса депозита, количество пассажиров и полная отмена являются примерами распространенных действий до прибытия. Каждый раз, когда требуется изменение записи о бронировании, запись о бронировании должна быть извлечена и обновлена ​​в соответствии с запросом гостя, чтобы поддерживать актуальность данных, связанных с бронированием.

Кроме того, поиск и получение правильной записи о бронировании для любого запроса на изменение или отмену имеет решающее значение для эффективного процесса бронирования. Также. при обработке отмены указанные ниже данные необходимо обновить в записи бронирования для любых ссылок в будущем.

• Имя вызывающего абонента.
• Контактная информация вызывающего абонента.
• Причина отмены.
• Номер ссылки для отмены.
• Дата отмены (автоматически регистрируется программным обеспечением отеля или вводится вручную).
• Имя пользователя или агента по бронированию Кто обработал отмену (автоматически записывается программным обеспечением отеля или вводится вручную).

---

 

Написать письмо-запрос на бронирование отеля

Лучше всего подготовить официальное письмо для бронирования отеля заранее, чтобы избежать стресса при бронировании отеля в последнюю минуту. Это избавит вас от стресса во время рабочей поездки, конференции или встречи.

Что такое официальное письмо о бронировании отеля?

Под резервированием понимается выделение места или места на мероприятии, конференции, мероприятии, курорте или в отеле. Официальное письмо о бронировании — это запрос на бронирование места, который может быть выполнен после получения подтверждения.

Обычно это делается по телефону или путем заполнения заранее подготовленной формы. Это устраняет стресс от паники в последнюю минуту, если место ограничивает количество людей, которые могут войти.

Зачем писать деловое письмо с просьбой о бронировании номера в отеле?

Очень важно планировать заранее, чтобы получить максимальную отдачу от вашей деловой поездки. Определить количество номеров и забронировать нужный отель – непростая задача.

Вы должны написать письмо о бронировании, в котором укажите цель вашей поездки, дату и время, в течение которого вы будете там находиться. Письмо-запрос не является неофициальным письмом. Оно должно быть написано профессионально и начинаться с приветствия вроде «Дорогой».

Фото Кристин Хьюм на Unsplash

Советы по написанию письма с запросом на бронирование отеля

Бронирование отеля в последнюю минуту иногда может быть лихорадочным. Вам может понадобиться номер в отеле в данном городе для работы или для посещения семьи, и вам нужно место для проживания. Чтобы упростить этот процесс, ниже приведены несколько советов, которые помогут вам с деловым письмом с просьбой о бронировании номера в отеле .

• Вы можете начать писать письмо или электронное письмо о бронировании со слов Hello/Dear, а затем с названия отеля.
• Заранее укажите дату, день, тип номера и желаемое. Сообщите им время вашего прихода и ухода. Включите все необходимые детали, чтобы получатель знал, как лучше всего удовлетворить вас.
• Следует указать любые дополнительные детали или особые пожелания.
• Укажите вашу личную контактную информацию, чтобы получатель мог подтвердить ваше бронирование и предоставить дополнительную информацию. Если вы хотите, чтобы с вами связались по телефону, укажите свой номер телефона.
• Завершите письмо выражением признательности и благодарности компании и запросите ответ с подтверждением. Вы также можете предложить помощь с любыми вопросами или запросами о бронировании.

Подведение итогов

Официальное письмо — отличный способ сделать запрос на бронирование в отеле. Если вы знаете правильные слова и фразы, вы увеличиваете свои шансы на то, что ваше бронирование будет принято. Вы также найдете множество форматов писем о бронировании в Интернете для лучшего понимания.

Пэм — опытный грамматик с многолетним опытом преподавания английского языка, письма и грамматики ESL на университетском уровне. Она очарована всеми вещами, связанными с языком, и увлечена тем, как мы используем слова, чтобы формировать наш мир.